Gorman Law Firm, PLLC

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States Stepping Up

E-Verify in the Carolinas E-Verify is gaining the support of an unsuspected group: employers. Well, at least with South Carolina employers.

“E-verify is an Internet-based system that allows businesses to determine the eligibility of their employees to work in the United States by comparing an employee's Social Security number and other information against millions of government records. The program generally provides results in three to five seconds.” Center for Immigration Studies (CIS).

Among states who have their own laws enforcing federal E-verify, South Carolina's businesses appear to respect their law and are complying at a rate of 90 percent.  “In 2011, South Carolina’s General Assembly passed the S.C. Illegal Aliens and Private Employment Act that required all businesses to use the federal E-Verify system to check the names and social security numbers of newly hired workers. The law exempts farmers, maids, and fishermen and failure to comply risks suspension of an employer’s business license.  The law went into effect on Jan. 1, 2012, but the state did not begin strict enforcement until July 1.  When the law took effect, there was some concern that the checks would be a hassle for businesses. But business attorneys and LLR officials have said that has not been the case.”

S.C. Department of Labor reports show that “more than 15,800 South Carolina businesses signed up for E-Verify in 2012 – the first year of the state program – more than any other state that year” and 90% of businesses were in compliance.  This is a different picture than in Arizona, where fewer than half of AZ businesses have signed up for E-Verify despite statewide compliance laws passed in 2008.

According to the state's Office of Immigrant Worker Compliance, S.C.’s objective is “to ensure that available jobs in South Carolina are provided to individuals who are legally in the United States and authorized to be employed."

North Carolina businesses employing at least 25 people are required to use E-Verify.  This is a result of the N.C. law passed in June 2011 with phase-in requirements for different sized companies with the purpose of deterring employment of undocumented immigrants by punishing businesses that employ them.  Public employers have been required to use the program since October 2011, companies employing 500 or more employees since October 2012, companies employing between 100 and 499 employees since January 2013, and companies employing between 25 and 99 employees since July 2013.  However, as of now N.C.’s law does not include random audits as a process for determining employer compliance.  It appears to rely on the good faith tips of individuals in the community which are then investigated by the commissioner for validity. They cannot be based solely on race, religion, gender, ethnicity, or national origin, and false reports result in criminal misdemeanor prosecution.  The law states in part: “Any person with a good-faith belief that an employer is violating or has violated the law may file a complaint with the commissioner.

Nonetheless, punishments for failing to adhere to E-Verify processes will result in fines based on the employer’s number of offenses.  These decisions are appealable within 15 days, but after a violation occurs, the commissioner, who is required to maintain a database of the employers and business locations that have violated the law, will make the orders available on the commission's website.

It is important to note that South Carolina businesses are subject to random audits, unlike their northern neighbors.  Therein may lie the reason for South Carolina's success in compliance by local businesses.  It is uncertain whether N.C.'s law which has very few teeth will be as respected by employers and whether its reliance on community reporting will result in accurate commissioner inquiries.  Only the future will tell.

In Step with N.C.: According to the Center for Immigration Studies (CIS), "Five states other than N.C. mandate the use of E-Verify by all or nearly all businesses (Arizona, Mississippi, South Carolina, Alabama, and Georgia), five other states require use of E-Verify by public employers and all or most public contractors (Indiana, Nebraska, Oklahoma, Virginia, and Missouri) and a few other states require only public contractors to use E-Verify (Louisiana, Minnesota, and Pennsylvania.)” Some states not listed encourage E-Verify but do not require it.

Moving in the other direction: The CIS reports that “California has prohibited all jurisdictions within the state from requiring private employers to use E-Verify in most instances. Rhode Island once required executive agencies to use E-Verify, but the executive order requiring such use has been rescinded. Illinois once prohibited all employers from using E-Verify, but reversed the policy after a court found the law to be in violation of the supremacy clause, frustrating federal intent to allow employers access to a means of employment verification; a new version of the law still discourages use.”

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Estados Atendiendo al Llamado

E-Verify está ganando apoyo por parte de un grupo inesperado: el de los empleadores. Al menos, cuando se trata de empleadores en Carolina del Sur.

“E-verify es un sistema en línea que permite a empresas o negocios determinar la elegibilidad de sus empleados para trabajar en los Estados Unidos, comparando el número de Seguro Social y otros datos del empleado contra millones de registros gubernamentales. Este programa generalmente ofrece resultados entre tres y cinco segundos.”

Entre los estados con leyes propias para hacer cumplir el sistema federal de E-verify, los negocios en Carolina del Sur parecen estar respetando la ley y estar cumpliendo con los requerimientos en un 90 por ciento de los casos.  “En el 2011, la Asamblea General de Carolina del Sur aprobó el llamado “Illegal Aliens and Private Employment Act”, el cual requiere que todas las empresas y negocios usen el sistema federal E-Verify para verificar los nombres y números de seguro social de trabajadores recién contratados. La ley sólo exonera a los trabajadores agrícolas, de trabajo doméstico, y pescadores; su incumplimiento puede resultar en la suspensión de la licencia que le permite al empleador operar.

La ley entró en efecto el 1ro. de Enero del 2012, pero el estado no inició su estricta ejecución hasta el 1ro. de Julio. Cuando la ley entró en efecto, hubo preocupación en cuanto a la carga de trabajo adicional que significaría para los negocios. Sin embargo, abogados y oficiales del Departamento del Trabajo, Licencias, y Regulaciones (LLR, por sus siglas en inglés) han dicho que éste no ha sido el caso.”

Reportes del Departamento del Trabajo de Carolina del Sur muestran que “más de 15,800 negocios o empresas en Carolina del Sur se registraron en E-Verify en el 2012 – primer año del programa estatal – cifra más alta que en cualquier otro estado ese mismo año” y que 90% de los mismos están en conformidad con la ley. Una realidad diferente a la de Arizona, estado en que menos de la mitad de los negocios se han inscrito en E-Verify, pese a las leyes de alcance estatal aprobadas en este ámbito en 2008.

El objetivo de la ley en Carolina del Sur es “‘asegurar que los puestos de trabajo disponibles en Carolina del Sur son otorgados a individuos que están en los Estados Unidos legalmente y que están autorizados para trabajar,’ dice Lesia Kudelka, vocera de la oficina estatal para trabajadores inmigrantes, Office of Immigrant Worker Compliance.”

Como resultado de una ley estatal aprobada en Carolina del Norte en Junio del 2011, a empresas en Carolina del Norte que emplean al menos 25 personas se les exige usar E-Verify. La ley establece distintos requisitos basados en el tamaño de la empresa y tiene el propósito de desincentivar el empleo de inmigrantes indocumentados penalizando a quienes los empleen. En una implementación escalonada, empleadores públicos han sido requeridos usar el programa desde Octubre del 2011, compañías con 500 o más empleados desde Octubre del 2012, compañías que emplean entre 100 y 499 desde Enero del 2013, y compañías que tienen entre 25 y 99 empleados desde Julio del 2013. Sin embargo, por los momentos, la ley en Carolina del Norte no incluye auditorías aleatorias como un proceso para determinar el cumplimiento por parte de un empleador en particular. En su lugar, cuenta con reportes de buena fe por parte de individuos en la comunidad, cuya validez luego es investigada por un comisionado. Tales denuncias no pueden ser basadas exclusivamente en factores como raza, religión, sexo, etnicidad, u origen; y reportes falsos pueden resultar en cargos. La ley establece en parte: “Cualquier persona que de buena fe crea que un empleador está violando o ha violado la ley puede presentar formalmente una denuncia ante el comisionado correspondiente”.

Sin embargo, penalizaciones por no adherirse a los procesos de E-Verify resultará en multas en función del número de ofensas por parte de empleador. Estas decisiones son apelables en los subsecuentes 15 días; luego de que la violación ocurre, la comisión a cargo de mantener una base de datos de los negocios y empleadores que han violado la ley presentará las órdenes en el sitio de Internet de la comisión.

Es importante acotar que los negocios en Carolina del Sur si están sujetos a auditorias aleatorias, a diferencia de su vecino del norte. Razón ésta a la que pudiese atribuirse el éxito en cumplimiento por parte de negocios y empresas en Carolina del Sur. Resulta incierto si la ley en Carolina del Norte, la cual es menos agresiva, será tan bien respetada por los empleadores y si su dependencia del reporte por parte de la comunidad pueda resultar en cuestionamientos legítimos.  Sólo el futuro dirá.

En Carolina del Norte: De acuerdo con el Centro para Estudios de Inmigración (CIS, por sus siglas en inglés), "Cinco estados aparte de Carolina del Norte, ordenan el uso de E-Verify a todas o casi todas la empresas y negocios (Arizona, Mississippi, Carolina del Sur,  Alabama, y Georgia), otros cinco estados requieren el uso de E-Verify por parte de empleadores públicos y todas o la mayoría de las contratistas públicas (Indiana, Nebraska, Oklahoma, Virginia, y Missouri) y un pequeño grupo de estados requieren que sólo contratistas públicas usen E-Verify (Louisiana, Minnesota, y Pennsylvania.)” Algunos estados no listados aquí promueven el uso de E-Verify pero no lo exigen.

En Otra Dirección: El CIS reporta que “California ha prohibido a todas las jurisdicciones dentro del estado el requerir que empleadores privados usen E-Verify en la mayoría de los casos. Rhode Island una vez requirió que agencias del poder ejecutivo usaran E-Verify, pero este mandato fue anulado. Illinois una vez prohibió a todos los empleadores el uso de E-Verify, pero revirtió la política una vez que una corte sentenció que la ley constituía una violación a la cláusula de supremacía al frustrar la intención federal de permitir a empleadores el acceso a un modo de verificación de empleo; una nueva versión de la ley que aún desaprueba su uso.”

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